Comment aménager un bureau en flex office ?
La flexibilité au travail est une notion qui se développe de plus en plus. Depuis la démocratisation du télétravail et le recours à la semaine de quatre jours, les entreprises ont constaté des changements de comportements au sein des locaux professionnels. Désormais, les bureaux attitrés ne rencontrent plus le même succès qu’auparavant et laissent la place à des espaces qui favorisent la créativité et la liberté d’action.
Dans cet article, nous vous expliquons comment aménager un bureau en flex office et bénéficier de ses multiples avantages.
Bien connaître les avantages et inconvénients du flex office
Le flex office est une solution d’aménagement qui est de plus en plus plébiscitée. S’il permet de répondre à de nouveaux enjeux et besoins, il n’est pas nécessairement adapté à l’ensemble des secteurs d’activité et des modes de fonctionnement. Avant de procéder à l’agencement d’un bureau en flex office, il convient donc de prendre connaissance des avantages et inconvénients.
Avantages du flex office
Que ce soit du point de vue de l’entreprise ou de celui des salariés, le flex office présente de multiples points forts. C’est le cas notamment des suivants :
- Optimiser les coûts immobiliers ;
- Bien utiliser les espaces ;
- Favoriser le travail collaboratif ;
- Améliorer la productivité et la créativité des équipes ;
- Apporter davantage de souplesse aux employés ;
- Lutter contre la sédentarité.
Pour bénéficier de l’ensemble de ces avantages, il convient de préparer le projet en collaboration avec les salariés. Ces derniers pourront partager avec vous leurs attentes et leurs besoins, ce qui contribuera à la réussite de votre démarche.
Inconvénients du flex office
Au contraire, lorsque l’aménagement en flex office n’a pas été suffisamment pensé en amont, il peut avoir un impact négatif sur les équipes. Cela amène aux conséquences suivantes :
- Une diminution de la productivité en cas de mauvais zoning ;
- Une perte de cohésion entre les salariés présents et ceux en télétravail ;
- Une suroccupation des espaces si les besoins n’ont pas correctement été définis ;
- Un agencement qui ne correspond pas aux véritables attentes des collaborateurs.
Afin d’éviter ces déconvenues, il est essentiel de personnaliser au maximum votre projet. Prendre appui sur d’autres aménagements peut être une source d’inspiration, mais cela peut également montrer ses limites.
Définir des zones de travail en fonction des besoins des collaborateurs
Aménager un bureau en flex office passe par la définition des différentes zones de travail qui le constitueront. Afin qu’elles soient pertinentes pour vos collaborateurs, il est nécessaire de les questionner au préalable sur leurs besoins. Plusieurs espaces peuvent alors voir le jour, comme nous vous l’expliquons ci-dessous.
Prévoir des espaces de travail collaboratif
Le propre du flex office est de ne plus attribuer des postes de travail précis aux salariés. Cela a pour objectif de favoriser les échanges et la collaboration. De ce fait, il est fortement recommandé de prévoir des zones de travail dans lesquelles la réflexion collective est mise à l’honneur.
Il peut s’agir, par exemple, de grandes tables auxquelles vos équipes pourront s’installer pour partager leurs idées et travailler sur un projet commun.
Si vous préférez les lieux informels, vous pouvez opter pour un espace salon,
composé de fauteuils, de canapés, de poufs et d’une table basse.
En apportant du confort et en sortant du cadre strict des bureaux cloisonnés, vos employés seront encouragés à faire preuve de créativité.
Il est intéressant également d’aménager une salle de réunion qui sorte de l’ordinaire (avec des chaises de réunion design par exemple).
Elle pourra notamment servir à se connecter en visioconférence avec des clients
ou les salariés en télétravail.
Elle a également le rôle d’accueillir les partenaires, les fournisseurs ou la clientèle, tout en participant à la transmission de votre image de marque.
Proposer des bureaux individuels
Dans le but d’assurer le confort de l’ensemble de vos effectifs, il est essentiel de proposer des bureaux individuels ou des bulles de silence. En fonction des besoins exprimés par vos collaborateurs, il vous sera peut-être demandé de conserver quelques postes de travail traditionnels, installés dans une pièce cloisonnée.
Toutefois, le flex office propose aussi des alternatives innovantes, permettant de répondre tout aussi bien à ces attentes. Vous pouvez notamment adopter des cabines acoustiques, qui consistent à accueillir une ou deux personnes pour travailler en toute tranquillité.
Si vous n’avez pas assez de superficie pour multiplier ces boîtes individuelles insonorisées, vous pouvez opter pour des cloisons amovibles ou des paravents.
Choisir du mobilier modulable et ergonomique
Ne plus attribuer un poste de travail à un collaborateur signifie que le mobilier choisit doit pouvoir être modulable en fonction de son utilisateur. Si vous désirez offrir un certain confort à vos salariés, il est important que leur nouvel espace puisse s’adapter à leurs besoins, mais aussi à leur morphologie.
Pour ce faire, il est encouragé de vous équiper d’un mobilier modulable et ergonomique. Cela concerne les bureaux et les sièges, qui peuvent être réglés en termes de hauteur, mais aussi les accessoires de bureau. C’est le cas, entre autres, des souris et de leurs tapis, ou encore des stylos.
Au-delà de pouvoir accueillir tout le personnel, cette flexibilité donne la possibilité de passer de la position assise à celle debout en seulement quelques instants et sans frais supplémentaires.
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Soumettre des solutions de rangement adaptées
En ne possédant plus de bureau attitré, vos collaborateurs n’ont plus de lieu qui leur est réservé pour stocker leurs affaires professionnelles et personnelles. Afin de conserver cet avantage non négligeable, il est indispensable de leur soumettre des solutions de rangement adaptées.
Il peut s’agir, par exemple, de casiers de rangement, installés à des endroits stratégiques pour éviter les allers-retours intempestifs. Des armoires, des étagères ou encore des caissons à tiroirs sont également des alternatives à envisager pour accueillir tout le matériel nécessaire au bon déroulement de l’activité de l’entreprise.
Il est important de trouver le bon équilibre entre les meubles de rangement destinés à un usage privatif et ceux qui sont pensés pour être collectifs. En fonction des jours, plus ou moins de salariés peuvent être présents dans les locaux. Chacun doit avoir accès à un espace qui lui permette de garder en sécurité ses effets personnels.
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